1. Trình tự thực hiện:
Bước 1: Tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Trị theo địa chỉ: Trung tâm Phục vụ Hành chính công tỉnh Quảng Trị, 22 Trần Hưng Đạo, TP. Đông Hà, tỉnh Quảng Trị.
Bộ phận TN&TKQ kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ
+ Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa đúng qui định: Bộ phận TN&TKQ Sở Ngoại vụ trực tiếp hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo quy định.
+ Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: In Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, chuyển hồ sơ cho phòng chuyên môn để giải quyết theo thẩm quyền.
Bước 2: Phòng chuyên môn rà soát, kiểm tra hồ sơ theo quy định:
- Trường hợp phòng chuyên môn thẩm định hồ sơ phải bổ sung, hoàn thiện theo quy định, cán bộ chuyên môn thông báo bằng văn bản, ghi rõ lý do, nội dung cần bổ sung theo “Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ” để gửi tổ chức, cá nhân thông qua Bộ phận TN&TKQ. Việc yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ chỉ được thực hiện 01 lần. Hồ sơ được tạm dừng cho đến khi cá nhân, tổ chức nộp đầy đủ hồ sơ bổ sung.
- Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết, phòng chuyên môn trả lại hồ sơ, đồng thời có thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ theo mẫu “Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ” gửi Bộ phận TN&TKQ để trả cho dân.
- Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, phòng chuyên môn gửi chuyển phát toàn bộ hồ sơ và lệ phí đến Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao) qua dịch vụ bưu chính công ích để giải quyết hồ sơ.
Bước 3: Chuyển phát hồ sơ đến Cục Lãnh sự qua đường bưu điện (không tính thời gian)
Bước 4: Trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ, Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao giải quyết và trả kết quả cho Sở Ngoại vụ.
Bước 5: Cục Lãnh sự gửi hồ sơ về địa phương qua đường bưu điện (không tính thời gian).
 
Bước 6: Sau khi có kết quả của Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao, phòng chuyên môn chuyển kết quả cho Bộ phận TN và TKQ, Trung tâm Phục vụ Hành chính công.
Bước 7: Bộ phận TN và TKQ tiếp nhận kết quả.
Bước 8: Trả kết quả cho cá nhân/tổ chức.
          Lưu ý: Từ Bước 2 đến Bước 5 tạm dừng hồ sơ.
2. Cách thức thực hiện: Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc bưu chính công ích theo địa chỉ: Trung tâm Phục vụ Hành chính công tỉnh Quảng Trị, 22 Trần Hưng Đạo, TP. Đông Hà, tỉnh Quảng Trị.
3. Thành phần, số lượng hồ sơ:
          * Thành phần hồ sơ, bao gồm:
- Tờ khai đề nghị cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và công hàm đề nghị phía nước ngoài cấp thị thực theo mẫu số 01/2020/XNC theo Thông tư số 04/2020/TT-BNG ngày 25/9/2020.
          - 01 ảnh chân dung cỡ 4cm x 6cm, nền màu trắng, mắt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu, chụp không quá 01 năm dán vào Tờ khai.
          - Quyết định cử hoặc văn bản bản chính cho phép đoàn đi công tác nước ngoài.
- Văn bản ủy quyền cho người đứng đầu đơn vị trực thuộc trong việc cử hoặc cho phep đi công tác nước ngoài theo mẫu 04/2020/NG-XNC ban hành kèm theo Thông tư số 04/2020/TT-BNG ngày 25/9/2020 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao (nếu có)
- Hộ chiếu còn giá trị sử dụng trên 06 tháng, kể từ ngày dự kiến xuất cảnh
- 01 bản chụp thư mời (nếu có)
          *  Số lượng hồ sơ:  01 (bộ)
4. Thời hạn giải quyết:  
04 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ (trong đó, Sở Ngoại vụ chuyển hồ sơ và nhận kết quả từ Bộ Ngoại giao trong thời hạn 02 ngày làm việc; Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao tiến hành giải quyết trong thời hạn 02 ngày làm việc, không tính thời gian dịch vụ bưu chính công ích).
5. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: công dân Việt Nam thuộc diện quy định tại Điều 8, 9 và 10 Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam                                                               
6. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính:
- Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao
- Cơ quan tiếp nhận hồ sơ: Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Trị
7. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Công hàm đề nghị phía nước ngoài cấp thị thực
8. Lệ phí: Phí cấp công hàm đề nghị phía nước ngoài cấp thị thực: 10.000 đồng/bản/lần
                 Phí Bưu điện (gửi và nhận): Theo quy định của Dịch vụ bưu chính VNPost
9. Tên mẫu đơn, mẫu Tờ khai:
- Tờ khai đề nghị cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và công hàm đề nghị phía nước ngoài cấp thị thực theo mẫu số 01/2020/XNC theo Thông tư số 04/2020/TT-BNG ngày 25/9/2020.
- Hoặc tờ khai điện tử (có mã vạch) được in từ Cổng dịch vụ công của Bộ Ngoại giao tại địa chỉ http://dichvucong.mofa.gov.vn
 10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính:
- Người thuộc diện được cấp công hàm đề nghị phía nước ngoài cấp thị thực phải là cán bộ, công chức Nhà nước theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức; Viên chức của đơn vị sự nghiệp công lập quy định tại khoản c, d, đ điểm 2 Điều 9 Luật xuất nhập cảnh của công dân Việt Nam; Sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp trong quân đội nhân dân và Công an nhân dân; người làm công tác cơ yếu trong tổ chức cơ yếu.
- Quyết định cử hoặc văn bản cho phép cán bộ, công chức, viên chức quản lý, sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp đi nước ngoài phải có đầy đủ nội dung theo mẫu 02/2020/NG-XNC ban hành kèm theo Thông tư này. Văn bản cần ghi rõ họ tên, chức danh, loại ngạch, mã ngạch, bậc lương của người được cử đi nước ngoài, nước đến, thời gian, mục đích công tác ở nước ngoài. Trường hợp là công chức, viên chức có mã số, ngạch, bậc thì văn bản cần ghi rõ loạị mã số, ngạch, bậc của công chức, viên chức đó. Trường hợp là công chức, viên chức thuộc loại không được bổ nhiệm vào một ngạch công chức, viên chức, thì văn bản cần ghi rõ loại công chức, viên chức đó. Trường hợp là sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp thì ghi rõ chức vụ, cấp hàm. Văn bản này phải được người có thẩm quyền hoặc được ủy quyền ký, đóng dấu của cơ quan và phù hợp với các quy định pháp luật về thể thức văn bản hành chính. Quyết định có từ hai trang trở lên phải đánh số thứ tự và đóng dấu giáp lai giữa các trang. Đối với văn bản có hai trang trong một tờ thì trang đầu cần được đóng dấu treo hoặc đóng dấu giáp lai. Trường hợp sửa đổi, bổ sung thì phải được người có thẩm quyền ký và đóng dấu của cơ quan vào chỗ sửa đổi, bổ sung đó. Trường hợp sửa đổi, bổ sung từ hai nội dung trở lên thì phải ban hành văn bản mới. Trường hợp quyết định hoặc văn bản cử đi nước ngoài là văn bản điện tử, văn bản này phải đáp ứng các quy định của pháp luật liên quan đến chữ ký số và văn bản điện tử.
- Tờ khai cấp công hàm đề nghị phía nước ngoài cấp thị thực không cần cơ quan, tổ chức nơi người đó đang công tác, làm việc xác nhận.
 11. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:
- Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam (Luật số 49/2019/QH14 ngày 22/11/2019
-  Thông tư số 219/2016/TT-BTC ngày 10/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí, lệ phí trong lĩnh vực xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh, cư trú tại Việt Nam
- Thông tư số 02/2017/TT-VPCP ngày 30/10/2017 của Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về nghiệp vụ kiểm soát thủ tục hành chính
- Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018 của Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính
- Thông tư số 04/2020/TT-BNG ngày 25/09/2020 Bộ trưởng Bộ Ngoại giao hướng dẫn việc cấp, gia hạn, hủy giá trị sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm đề nghị phía nước ngoài cấp thị thực