1. Trình tự thực hiện:

Bước 1: Tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Trị.

Bộ phận TN&TKQ kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ:

+ Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa đúng qui định: Bộ phận TN&TKQ Sở Ngoại vụ trực tiếp hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo quy định.
+ Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: In Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, chuyển hồ sơ cho phòng chuyên môn để giải quyết theo thẩm quyền.

Bước 2: Phòng chuyên môn rà soát, kiểm tra hồ sơ theo quy định

- Trường hợp phòng chuyên môn thẩm định hồ sơ phải bổ sung, hoàn thiện theo quy định, cán bộ chuyên môn thông báo bằng văn bản, ghi rõ lý do, nội dung cần bổ sung theo “Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ” để gửi tổ chức, cá nhân thông qua Bộ phận TN&TKQ. Việc yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ chỉ được thực hiện 01 lần. Hồ sơ được tạm dừng cho đến khi cá nhân, tổ chức nộp đầy đủ hồ sơ bổ sung.

- Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết, phòng chuyên môn trả lại hồ sơ, đồng thời có thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ theo mẫu “Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ” gửi Bộ phận TN&TKQ để trả cho dân.

- Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, phòng chuyên môn gửi chuyển phát toàn bộ hồ sơ và lệ phí đến Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao) qua dịch vụ bưu chính công ích để giải quyết hồ sơ.
Bước 3: Chuyển phát hồ sơ đến Cục Lãnh sự qua đường bưu điện (không tính thời gian)
Bước 4: Sau khi nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ, Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao tiếp nhận, xử lý hồ sơ và trả kết quả hồ sơ cho Sở Ngoại vụ.

Bước 5: Cục Lãnh sự gửi hồ sơ về địa phương qua đường bưu điện (không tính thời gian).
Bước 6: Sau khi có kết quả của Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao, phòng chuyên môn chuyển kết quả cho Bộ phận TN và TKQ Sở Ngoại vụ, Trung tâm Phục vụ Hành chính công.

Bước 7: Bộ phận TN và TKQ tiếp nhận kết quả.
Bước 8: Trả kết quả cho cá nhân/tổ chức.
          Lưu ý: Từ Bước 2 đến Bước 5 tạm dừng hồ sơ.

2. Cách thức thực hiện: Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu chính theo địa chỉ: Trung tâm Phục vụ Hành chính công tỉnh Quảng Trị, 22 Trần Hưng Đạo, Đông Hà, tỉnh Quảng Trị.

3. Thành phần, số lượng hồ sơ:
a) Thành phần hồ sơ, bao gồm:
- Tờ khai chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hoá lãnh sự (theo mẫu LS/HPH-2012/TK);

- Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân (Giấy CMND hoặc Hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;

- 01 bản chụp giấy tờ tùy thân (Giấy CMND hoặc Hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;

- Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, kèm theo 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao

- Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận.

- Xuất trình bản chính giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự
b) Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
4. Thời hạn giải quyết:

- Đối với hồ sơ dưới 10 giấy tờ, tài liệu: Thời hạn giải quyết không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ (trong đó, Sở Ngoại vụ chuyển hồ sơ và nhận kết quả từ Bộ Ngoại giao trong thời hạn 02 ngày làm việc; Bộ Ngoại giao tiến hành chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự trong thời hạn 01 ngày làm việc, chưa bao gồm thời gian sử dụng dịch vụ bưu chính công ích)

- Đối với hồ sơ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên: Thời hạn giải quyết không quá 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, (trong đó, Sở Ngoại vụ chuyển hồ sơ và nhận kết quả từ Bộ Ngoại giao trong thời hạn 02 ngày làm việc; Bộ Ngoại giao tiến hành chứng nhận lãnh sự/ hợp pháp hóa lãnh sự trong thời hạn 05 ngày làm việc, chưa bao gồm thời gian sử dụng dịch vụ bưu chính công ích)

5. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cá nhân, tổ chức  
6.  Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính:
- Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao
- Cơ quan trực tiếp thực hiện TTHC: Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Trị

7.  Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Tem (hoặc dấu) chứng nhận đóng trên giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

8. Phí, Lệ phí:
- Hợp pháp hóa lãnh sự: 30.000 VNĐ/bản/lần;
- Chứng nhận lãnh sự: 30.000 VNĐ/bản/lần;
- Phí gửi và nhận hồ sơ qua bưu điện: Theo quy định của dịch vụ bưu chính
Lệ phí nộp cùng lúc với nộp hồ sơ và biên lai thu phí được trả khi nhận kết quả.
9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai:

- Tờ khai chứng nhận lãnh sự theo mẫu LS/HPH-2012/TK, ban hành kèm theo Thông tư số 01/2012/TT-BNG ngày 20/3/2012 của Bộ Ngoại giao. (Mẫu này khai trực tuyến tại Cổng thông tin điện tử về Công tác lãnh sự - Bộ Ngoại giao: lanhsuvietnam.gov.vn).

10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính:  Bao gồm:
a) Các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự:

- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại;

- Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài;

- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam;

- Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.

b) Các giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự
- Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật;

- Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết trong bản thân giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự;

- Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật;

- Giấy tờ, tài liệu đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Con dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc;

- Giấy tờ, tài liệu có nội dung vi phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách của Nhà nước Việt Nam hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.
c) Các giấy tờ, tài liệu không thu lệ phí chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

- Giấy tờ, tài liệu phục vụ trực tiếp cho các hoạt động của các cơ quan của Đảng, Quốc hội, Chính phủ và các Bộ, cơ quan ngang Bộ;

- Giấy tờ, tài liệu được miễn thu phí chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ký kết, tham gia hoặc thoả thuận có quy định khác thì được thực hiện theo quy định đó;

- Giấy tờ, tài liệu được miễn thu lệ phí hợp pháp hoá, chứng nhận lãnh sự của các tổ chức, cá nhân nước ngoài trên cơ sở quan hệ ngoại giao "có đi có lại" và các trường hợp đối ngoại khác theo quyết định cụ thể của Bộ Ngoại giao.
d) Yêu cầu cụ thể đối với các giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự

- Là giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài;

- Giấy tờ, tài liệu có thể đề nghị được chứng nhận lãnh sự là giấy tờ, tài liệu được lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận bởi:

+ Các cơ quan thuộc Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Toà án, Viện Kiểm sát; các cơ quan hành chính nhà nước Trung ương và địa phương;

+ Cơ quan Trung ương của Đảng Cộng sản Việt Nam, Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Nông dân Việt Nam, Hội Cựu chiến binh Việt Nam, Liên hiệp các tổ chức Hữu nghị Việt Nam, Liên hiệp các Hội Văn học nghệ thuật Việt Nam, Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam, Liên minh Hợp tác xã Việt Nam, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam;

+ Các tổ chức hành nghề công chứng của Việt Nam;

+ Giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức khác cấp, chứng nhận theo quy định của pháp luật bao gồm: Văn bằng, chứng chỉ giáo dục, đào tạo; Chứng nhận y tế; Phiếu lý lịch tư pháp; Giấy tờ, tài liệu khác có thể được chứng nhận lãnh sự theo quy định của pháp luật.

- Mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của các cơ quan và người có thẩm quyền nêu trên phải được giới thiệu trước cho Bộ Ngoại giao.

          e) Yêu cầu cụ thể đối với giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự:
- Là giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam;
- Được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài cấp, chứng nhận;
- Mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của các cơ quan và người có thẩm quyền của nước ngoài phải được giới thiệu trước cho Bộ Ngoại giao.
11. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:
- Luật Cơ quan đại diện nước CHXHCN Việt Nam ở nước ngoài ;
- Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự;

- Thông tư 01/2012/TT-BNG ngày 20/3/2012 của Bộ Ngoại giao hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 5/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

- Thông tư số 157/2016/TT-BTC ngày 24/10/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự.

- Quyết định số 610/QĐ-BNG ngày 31/3/2016 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ủy quyền thực hiện tiếp nhận hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự cho Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Trị.

Click vào đây để tải biểu mẫu Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự.