1. Trình tự thực hiện: (bao gồm cả thời gian, địa điểm thực hiện thủ tục hành chính)
Bước 1: Đơn vị tổ chức nộp hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Trị. Thời hạn ít nhất là 40 ngày làm việc trước ngày dự kiến tổ chức.
- Bộ phận TN&TKQ kiểm tra thành phần hồ sơ:
+ Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa đúng qui định: Bộ phận TN&TKQ trựctiếp hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo quy định.
+ Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: In giấy biên nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả
Bước 2: Sau khi nhận được hồ sơ, Sở Ngoại vụ có văn bản lấy ý kiến của các cơ quan, đơn vị. Tổng hợp, trình UBND tỉnh xin ý kiến của Bộ Ngoại giao; Bộ Công an; các cơ quan, địa phương liên quan.
Cơ quan, địa phương được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho UBND tỉnh trong thời gian không quá 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị
Bước 3: Sở Ngoại vụ tổng hợp ý kiến, tham mưu dự thảo văn bản của UBND tỉnh trình Thủ tướng Chính phủ xem xét quyết định
Bước 4: Bộ phận Một cửa Sở Ngoại vụ trình UBND tỉnh xem xét, quyết định
Bước 5: Bộ phận Một cửa UBND tỉnh tiếp nhận hồ sơ liên thông

Bước 6: Rà soát, xử lý hồ sơ trình
Bước 7: UBND tỉnh phê duyệt văn bản trình Thủ tướng Chính phủ

Bước 8: Thủ tướng Chính phủ phê duyệt hồ sơ, xem xét quyết định cho phép/không cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

Bước 9: UBND tỉnh tiếp nhận kết quả, trả kết quả hồ sơ liên thông
Bước 10: Bộ phận TN và TKQ, Sở Ngoại vụ tiếp nhận kết quả
Bước 11: Trả kết quả cho tổ chức/công dân.
2. Cách thức thực hiện: Trực tiếp, bưu điện, trực tuyến (tùy theo cơ quan của người có thẩm quyền).
3. Thành phần, số lượng hồ sơ:
3.1. Thành phần hồ sơ:
- Công văn xin phép tổ chức.
- Đề án tổ chức theo Mẫu 01 tại Quyết định 06/2020/QĐ-TTg ngày 21/02/2020 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam.

- Văn bản có ý kiến của các cơ quan liên quan trong trường hợp các quy định pháp luật khác có yêu cầu.
- Văn bản đồng ý chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (nếu có)

3.2. Số lượng hồ sơ: Một (01) bộ.
4. Thời hạn giải quyết: Không có.
5. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cơ quan, tổ chức Việt Nam; tổ chức nước ngoài.
6. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Cơ quan của người có thẩm quyền, bao gồm: Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
7. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Văn bản trả lời đơn vị tổ chức về việc cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.
8. Phí, lệ phí: Không có.
9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai:
Mẫu 01 về Đề án tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế kèm theo Quyết định 06/2020/QĐ-TTg ngày 21/02/2020 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam.

10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Các hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ được nêu tại Khoản 1, Điều 3 Quyết định 06/2020/QĐ-TTg ngày 21/02/2020 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam, bao gồm:

- Hội nghị, hội thảo quốc tế có thành viên tham dự là người đứng đầu hoặc quan chức cấp Bộ trưởng hoặc tương đương trở lên của các nước, các vùng lãnh thổ, các tổ chức quốc tế.
- Hội nghị, hội thảo quốc tế có chủ đề, nội dung liên quan đến các vấn đề về chủ quyền an ninh quốc gia, an ninh, quốc phòng, dân tộc, tôn giáo, quyền con người hoặc thuộc phạm vi bí mật nhà nước theo quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

- Tiến hành hội nghị, hội thảo theo đúng nội dung, đề án đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, thực hiện đúng các quy định về tài chính hiện hành; b) Chịu trách nhiệm về nội dung các tài liệu, báo cáo, tham luận, tư liệu, số liệu liên quan phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo quốc tế và bảo đảm thực hiện quy định về bảo vệ bí mật nhà nước;

- Gửi báo cáo tóm tắt kết quả hội nghị, hội thảo cho cấp có thẩm quyền trong phạm vi 15 ngày kể từ khi kết thúc hội nghị, hội thảo

11. Cơ sở pháp lý thực hiện thủ tục hành chính: 
- Quyết định 06/2020/QĐ-TTg ngày 21/02/2020 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam.
- Quyết định số 729/QĐ-BNG ngày 10 tháng 4 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao về việc công bố các thủ tục hành chính về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam

❖ Lưu ý: Việc xin chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tùy thuộc vào nhu cầu của đơn vị tổ chức, không phải là quy trình bắt buộc cần thực hiện khi xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.